Leitfaden KI-Pfad

Schritt für Schritt vom Datenchaos zum KI-Mehrwert

Pläne, Modelle, Leistungsverzeichnisse, Protokolle, Normen: Planungsbüros arbeiten mit riesigen Informationsmengen. Wer darin täglich suchen, prüfen und abstimmen muss, verliert Zeit, die für Planung und Beratung fehlt. Künstliche Intelligenz kann hier spürbar entlasten, aber nur, wenn die Grundlage stimmt.

Denn KI ist nur so verlässlich wie die Daten, auf die sie zugreift. Liegen Informationen verstreut, uneinheitlich benannt oder mit ungeklärten Nutzungsrechten vor, liefert auch das beste Werkzeug unbrauchbare Ergebnisse. Im ungünstigsten Fall landen vertrauliche Projektdaten in Diensten, die dafür nicht freigegeben sind. Wer zuerst seine Daten ordnet, erspart sich spätere Korrekturen und Risiken.

Der KI-Pfad der Hochschule Wismar führt Sie in drei Stufen dorthin:

• Daten verfügbar machen: Sie wissen, welche Daten Ihr Büro besitzt, wo sie liegen und wer sie nutzen darf.

• Daten nutzbar machen: Ihre Daten sind einheitlich beschrieben, prüfbar und für Software lesbar.

• Mehrwert aus Daten erzeugen: Sie setzen KI für klar abgegrenzte Aufgaben ein, messen den Nutzen und entscheiden, was in den Regelbetrieb geht.

Mitarbeitende, Qualifizierung, Recht und Feedback begleiten jede Stufe. Am Ende jeder Stufe steht ein Stufen-Check, eine Checkliste, die zeigt, ob Sie für den nächsten Schritt bereit sind. So gehen Sie nur so schnell voran, wie Ihr Büro es tragen kann. Mit dem KI-Pfad sparen Sie Such- und Prüfzeit, sichern das Wissen Ihres Büros im Team, schaffen klare und rechtssichere Regeln für den Umgang mit KI und können den Nutzen belegen, statt ihn nur zu vermuten.

Sie sind digital schon weiter? Über den Reifegrad-Check markieren Sie bereits erfüllte Kapitel und steigen dort ein, wo es für Sie relevant wird.

Starten Sie mit dem Einstieg: Er zeigt Ihnen in wenigen Schritten, wo Ihr Büro heute steht.

Einstieg: Orientieren und qualifizieren

Schaffen Sie die Grundlage für Ihren KI-Pfad.

Bevor Sie konkrete KI-Anwendungen einführen, sollten Sie wissen, wo Ihr Planungsbüro heute steht und welche Ziele Sie mit KI verfolgen. Im Einstieg erfassen Sie Ihren digitalen und organisatorischen Ausgangszustand. Sie identifizieren relevante Prozesse und bestehende KI-Aktivitäten. Außerdem klären Sie Verantwortlichkeiten und schaffen ein gemeinsames Grundverständnis für den sicheren und sinnvollen Einsatz von KI.

Am Ende dieser Phase wissen Sie, wo Ihr Büro steht, wohin Sie sich entwickeln möchten und welche Voraussetzungen dafür geschaffen werden müssen.

Stufe I: Daten verfügbar machen

Schaffen Sie eine verlässliche Datenbasis.

Daten bilden die Grundlage für einen erfolgreichen KI-Einsatz. In Stufe I verschaffen Sie sich einen Überblick über relevante Prozesse, Datenbestände und Speicherorte in Ihrem Planungsbüro. Sie legen Verantwortlichkeiten fest und sorgen dafür, dass benötigte Informationen zuverlässig auffindbar und zugänglich sind. Gleichzeitig definieren Sie Regeln für Datenschutz, Informationssicherheit und die zulässige Nutzung von KI-Werkzeugen.

Am Ende dieser Stufe wissen Sie, welche Daten vorhanden sind, wo sie liegen, wer dafür verantwortlich ist und unter welchen Bedingungen sie verwendet werden dürfen.

Stufe II: Daten nutzbar machen

Machen Sie Ihre Daten fit für digitale und KI-gestützte Prozesse.

Verfügbare Daten allein reichen für einen effizienten KI-Einsatz nicht aus. In Stufe II verbessern Sie deren Struktur, Qualität und Maschinenlesbarkeit. Sie vereinheitlichen Begriffe und Metadaten, definieren Qualitätsanforderungen und betrachten Schnittstellen zwischen bestehenden Systemen. Zusätzlich bereiten Sie relevantes Unternehmens- und Projektwissen so auf, dass es zuverlässig für KI-Anwendungen genutzt werden kann.

Am Ende dieser Stufe stehen strukturierte, nachvollziehbare und technisch nutzbare Informationen für erste KI-Anwendungen bereit.

Stufe III: Mehrwert aus Daten generieren

Setzen Sie KI gezielt in Ihren Arbeitsprozessen ein.

Auf Basis Ihrer vorbereiteten Daten können Sie nun konkrete KI-Anwendungen auswählen, erproben und in bestehende Prozesse integrieren. In Stufe III identifizieren und priorisieren Sie geeignete Anwendungsfälle. Sie bewerten Nutzen und Risiken, wählen passende Technologien aus und erproben diese zunächst in kontrollierten Pilotprojekten. Erfolgreiche Anwendungen können anschließend in den regulären Betrieb übernommen und schrittweise weiterentwickelt werden.

Am Ende dieser Stufe setzen Sie KI dort ein, wo ein überprüfbarer Mehrwert für Ihr Planungsbüro entsteht.

Checkliste: KI im Planungsbüro einführen

Die Checkliste fasst den gesamten KI-Pfad auf vier Seiten zusammen. Sie führt in 16 Schritten vom Einstieg über verfügbare und nutzbare Daten bis zum geprüften KI-Einsatz im Betrieb. Zu jedem Schritt finden Sie eine Leitfrage, die wichtigsten Aufgaben und das Ergebnis, das Sie am Ende in der Hand haben. Sie behalten damit den Überblick über den ganzen Weg, ohne sich durch jedes Kapitel einzeln arbeiten zu müssen.

Nutzen Sie die Checkliste, um den Stand Ihres Büros zu bestimmen: Haken Sie ab, was bereits erfüllt ist, und erkennen Sie so sofort, wo noch Lücken bestehen und womit Sie als Nächstes beginnen sollten. Sie eignet sich ebenso als Gesprächsgrundlage für Büroleitung, Projektleitung und IT, um Zuständigkeiten zu klären und Prioritäten gemeinsam festzulegen. Und sie hilft, den Fortschritt über die Zeit festzuhalten, damit nachvollziehbar bleibt, was bereits geleistet ist und was noch aussteht. Das schafft Orientierung, spart Abstimmungsaufwand und verhindert, dass KI ohne tragfähige Grundlage eingeführt wird.

Die Checkliste ersetzt nicht die ausführlichen Arbeitsunterlagen der einzelnen Stufen, sondern ergänzt sie: Sie zeigt, was zu tun ist, die Handouts zu Einstieg, Stufe I, Stufe II und Stufe III erklären, wie Sie dabei vorgehen